Qué requisitos preparar para cotizar software a medida

Empieza por el resultado empresarial

Describe qué debe mejorar: reducir tiempo, eliminar errores, atender más clientes o consolidar datos. Un objetivo medible ayuda a decidir qué funciones pertenecen a la primera versión.

Usuarios y permisos

Enumera roles, cantidad aproximada de usuarios y acciones permitidas. Incluye clientes o proveedores si accederán al sistema. Los permisos cambian arquitectura, pruebas y seguridad.

Flujos y excepciones

Documenta el recorrido normal y los casos difíciles. Para cada proceso indica quién inicia, qué información necesita, quién aprueba y qué ocurre cuando algo falla. Las excepciones suelen concentrar el verdadero costo.

Datos, reportes e integraciones

Lista los archivos actuales, volumen, calidad y retención necesaria. Define reportes indispensables y herramientas conectadas: pagos, facturación, correo, WhatsApp, inventario o CRM. Confirma si existe una API oficial.

Requisitos no funcionales

Incluye disponibilidad, velocidad, copias de seguridad, auditoría, privacidad, dispositivos y navegadores. Si existe información sensible, define desde el principio quién puede verla y durante cuánto tiempo.

Prioriza un MVP verificable

Clasifica funciones como imprescindibles, importantes o posteriores. Añade criterios de aceptación concretos: “un supervisor puede aprobar una solicitud y el cambio queda registrado”, en lugar de “módulo de aprobaciones”.

Qué debe incluir una propuesta comparable

• Alcance, supuestos y exclusiones.
• Etapas, entregables y responsables.
• Plan de pruebas y aceptación.
• Migración, capacitación y soporte.
• Propiedad intelectual y acceso a datos.
• Costo inicial y mantenimiento.

Complementa esta guía con el análisis de costos de software a medida en Panamá y la guía para migrar procesos desde Excel.

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